Informationen zur Datenverarbeitung für Kunden und Interessenten der Wort & Bild Verlag Konradshöhe GmbH & Co. KG

Stand: September 2021

1.    Name und Anschrift des Verantwortlichen
Wort & Bild Verlag Konradshöhe GmbH & Co. KG
Konradshöhe 1
82065 Baierbrunn
Tel.: 089/74433-0
Fax: 089/74433-419
E-Mail: info@wortundbildverlag.de

vertreten durch die Verlag Konradshöhe GmbH
diese vertreten durch ihre Geschäftsführer:
Andreas Arntzen (Vorsitzender), Dr. Dennis Ballwieser, Malte von Trotha
- im Folgenden: Wort & Bild Verlag - 


2.    Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten wie folgt:
a.s.k. Datenschutz e.K.
Schulstr. 16a
91245 Simmelsdorf
Telefon: 09155-263 99 70
wubv@ask-datenschutz.de


3.    Gegenstand des Datenschutzes
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Diese sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Namen, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, aber auch Nutzungsdaten wie beispielsweise die IP-Adresse.


4.    Umfang und Zweck der Datenverarbeitung 
Im Folgenden klären wir über den Umfang der Datenerhebung und -speicherung sowie -nutzung (im Folgenden „Datenverarbeitung“, verwendet im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO) und über den Zweck der jeweiligen Datenverarbeitung im Rahmen der Vertragsbeziehungen.
Für die Datenverarbeitung im Rahmen der Webseite finden Sie auf unseren Webseiten die entsprechenden Informationen zur Datenverarbeitung. 

5.    Datenverarbeitung von Kundendaten und Interessentendaten
Die personenbezogenen Daten, die wir von Kunden erhalten, verarbeiten wir ausschließlich zum Zwecke der Begründung, Durchführung sowie ggf. zur Beendigung von Verträgen und Aufträgen, zur Lieferung und Abwicklung von Reklamationen sowie zur Zahlungsabwicklung. Die Datenverarbeitung erfolgt daher auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
Dies umfasst regelmäßig die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten: 

  • Stammdaten wie z.B. Unternehmensname / Apothekenname / Praxisname, Namen, Anschrift 
  • Kontaktdaten wie z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer etc.
  • Inhaltsdaten wie z.B. Texteingaben, Handels- und Geschäftsbriefe (insb. Abstimmungen im Hinblick auf die Leistungserbringung), Telefon- und sonstige Aktennotizen mit Personenbezug
  • Vertragsdaten wie z.B. konkreter Vertragsgegenstand, Laufzeiten etc.
  • Zahlungsdaten wie z.B. Bankverbindung, Zahlungshistorie
  • Abrechnungsinformationen wie z.B. Steuernummern und Rechnungen

Bei Kunden kann die E-Mailadresse auch genutzt werden, um über ähnliche Waren und Dienstleistungen zu informieren, § 7 Abs. 3 UWG.

Für die Entscheidung über die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Vertragsverhältnisses werden mitunter bei Auskunfteien Score-Werte erfragt, wobei Namen und Anschrift an die Auskunftei weitergegeben wird. Diese Anfrage erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, die wirtschaftliche Situation von Kunden und potenziellen Kunden berücksichtigen zu können, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Es erfolgt keine automatisierte Entscheidung.

Bei Kunden und Interessenten verarbeiten wir die Daten zur Durchführung von Maßnahmen zur Absatzentwicklung, Rechtsgrundlage ist hier Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt hier in den Akquisebemühungen sowie in Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Produkten und Dienstleistungen.

    
6.    Datenverarbeitung im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen
Wenn und soweit wir für Sie als Kunde Daten im Auftrag verarbeiten, z.B. wenn wir für Sie eine Apothekenwebseite hosten und ggf. auch warten und pflegen, ergeben sich die (weiteren) Kategorien von Daten sowie die Kategorien von Betroffenen aus den jeweiligen Auftragsverarbeitungsverträgen, die wir gemäß Art. 28 DSGVO mit Ihnen abschließen. 

7.    Empfänger von Daten, Weitergabe der Daten
Neben den Verantwortlichen im Wort & Bild Verlag gibt es folgende Kategorien von Empfängern: 

  • Druckereien und Logistikpartner
  • Service- und Kooperationspartner, insb. im Bereich von Apothekenkooperationen
  • IT-Dienstleister, die von uns zur Erbringung unserer Leistungen eingesetzt werden, wie z.B. E-Mail-Provider, Hoster, e-Rechnung, IP-Telefonie,
  • Behörden wie Finanzämter
  • Steuerberater, Rechtsanwälte und Inkassodienstleister
  • Auskunfteien

Diese Empfänger sind uns, soweit erforderlich, über einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO verpflichtet. Selbstverständlich erhalten nicht alle Empfänger alle Ihre Daten, sondern nur diejenigen Daten, die der jeweilige Empfänger jeweils zur Erfüllung der Zwecke benötigt.
Sie können auf Nachfrage jederzeit eine Liste der konkreten Empfänger erhalten. Aus Gründen unserer eigenen IT- und Datensicherheit möchten wir jedoch nicht alle unsere Empfänger von Daten öffentlich an dieser Stelle namentlich benennen.
Sie können sich jedoch sicher sein, dass wir jeden Anbieter, der für uns Daten im Auftrag verarbeitet, über einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO verpflichtet haben und dass wir, wenn und soweit eine Übermittlung der Daten in einen sogenannten unsicheren Drittstaat wie die USA erfolgt, diese Übermittlung nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO in zulässiger Art und Weise erfolgt.
Eine sonstige Weitergabe der persönlichen Daten an Dritte außerhalb des hier geschilderten Rahmens erfolgt ohne eine ausdrückliche Einwilligung nicht.
Auch die Übermittlung an auskunftsberechtigte staatliche Institutionen und Behörden erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Auskunftspflichten oder, wenn wir durch eine gerichtliche Entscheidung zur Auskunft verpflichtet werden.

8.    Dauer der Verarbeitung / Löschung von Daten
Kundendaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aus § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO bis zu 10 Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweiligen Daten erhoben wurden. Wird eine Kundenbeziehung vor Ablauf der Frist beendet, so werden die Kundendaten nach Art. 18 DSGVO auf die Zwecke der Aufbewahrung beschränkt und die Daten mit Ablauf der Frist gelöscht. Ist aufgrund einer zum eigentlichen Löschzeitpunkt laufenden Betriebsprüfung eine weitere Aufbewahrung notwendig, werden die Daten nach rechtskräftigem Abschluss der Betriebsprüfung gelöscht.
Interessentendaten, die nicht zu Kundendaten wurden, werden nach vier Jahren gelöscht. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweiligen Daten erhoben wurden.
Ist eine Löschung einzelner Daten und Datensätze nur mit einem unverhältnismäßigen Aufwand, bezogen auf die Extraktion und Separierung der unterschiedlichen Datenverarbeitungsvorgänge (z.B. einerseits E-Mails, welche Handelsbriefe sowie andererseits E-Mails welche Organisationunterlagen darstellen) im Hinblick auf unterschiedlichen Löschfristen möglich, so werden diese Daten einheitlich nach Beendigung der Vertragsbeziehung beschränkt und jeweils nach Ablauf von 10 Jahren nach ihrem Entstehungszeitpunkt gelöscht.
Das Vorstehende gilt nicht, wenn die Kundenbeziehung über einen Zeitraum von 10 Jahren anhält, in diesem Fall können Daten, welche die Kundenbeziehung betreffen und die für eine weitere optimale Betreuung des Kunden notwendig sind, weiter bis zum Ende der Kundenbeziehung verarbeitet werden.

9.    Ihre Rechte

Als Betroffener haben Sie die folgenden Rechte gegenüber dem Wort & Bild-Verlag als Verantwortlichem:

Sie haben das Recht, Auskunft bezüglich der von Ihnen bei uns verarbeiteten Daten zu verlangen.

Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit die Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO vorliegen, und eine etwaige daneben erteilte Einwilligung zur Verarbeitung der Daten jederzeit widerrufen. Wenn die Einwilligungen zur Datenverarbeitung widerrufen bzw. der Verwendung der Daten widersprochen wird, berührt dies die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bzw. des Widerspruchs nicht.

Weiter können Sie jederzeit die von uns verarbeiteten Daten berichtigen, beschränken oder löschen lassen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass es gesetzliche Verpflichtungen – wie Aufbewahrungspflichten - geben kann, Daten weiterhin zu speichern. In diesem Fall können die Daten nur beschränkt werden. Dies meint, dass die Daten ausschließlich zu dem Zweck des Nachkommens der gesetzlichen Pflichten verarbeitet und sonst nicht genutzt werden.

Darüber hinaus steht Ihnen daneben auch das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde im Sinne von Art. 77 DSGVO zu.

Wenden Sie sich bei Fragen jederzeit unter wubv@ask-datenschutz.de an uns.

10.    Aufsichtsbehörde
Sollten Sie Anlass zur Beschwerde haben, können Sie sich jederzeit an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, z.B. auch an die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde, das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (Promenade 18, 91522 Ansbach).